Quelles sont les qualifications requises ?
Des qualifications ou diplômes académiques formels ne sont pas toujours nécessaires. Cependant, un diplôme en anglais, en commerce, en informatique ou en sciences de l’information peut être utile. Vous pouvez exiger des candidates qu’elles aient une expérience professionnelle dans les bureaux ou dans l’administration.
Quelles compétences exigées à votre nouvelle secrétaire ?
Les tâches de secrétariat varient d’une entreprise à l’autre ou d’un secteur à un autre. Une secrétaire compétente se reconnaît à ses capacités à hiérarchiser les tâches et à faire face à la pression. Ainsi dans votre processus de recrutement d’une nouvelle secrétaire, vous devez faire attention à certaines qualités et compétences basiques. Une bonne secrétaire doit nécessairement avoir les compétences suivantes :
- Bonnes compétences en matière de communication, de service à la clientèle et d’établissement de relations ;
- Compétences en matière de travail d’équipe ;
- Compétences en matière d’organisation et de gestion du temps ;
- Le souci du détail ;
- Compétences en matière de négociation ;
- La flexibilité ;
- Le tact, la discrétion et la diplomatie ;
- La capacité à être proactive et à utiliser votre initiative : voir ce qu’il faut faire et le faire ;
- La capacité d’utiliser des logiciels standards (par exemple Microsoft Office) et d’apprendre des logiciels sur mesure si nécessaire.
Votre nouvelle secrétaire : où et comment la trouver ?
Le recrutement de votre nouvelle secrétaire passe par plusieurs étapes.
Rédaction d’une annonce
Une annonce réfléchie est importante pour trouver des candidats qualifiés au poste de secrétaire. Elle comprendra un résumé convaincant du rôle, une liste détaillée des tâches et des responsabilités, ainsi que les compétences requises pour le poste. Une fois l’annonce rédigée, il vous faut la relayer via des agences de recrutement ou sur des plateformes Internet dédiées à cette fin comme sur www.1001secretaires.com, la première plateforme de mise en relation dédiée aux secrétaires.
Entretien avec les candidates puis sélection
La dernière, mais pas la moindre étape dans le recrutement de votre secrétaire c’est l’entretien et la sélection. Ici vous aurez à vous entretenir avec vos potentielles secrétaires et à sélectionner celle qui répond le plus aux critères de l’entreprise.
